Lohn- und Gehaltsoptimierung: Win-Win für Praxisinhaber und Mitarbeiter

Mitarbeiter zu motivieren und an die eigene Praxis zu binden, wird immer wichtiger. Eine ideale Möglichkeit, die sich zudem positiv auf die Arbeitgeberattraktivität auswirkt, ist eine durchdachte Lohn- und Gehaltsoptimierung. Davon profitieren sowohl die Mitarbeiter als auch der Praxisinhaber.

Für die Mitarbeiter ermöglichen steuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendungen ein spürbares Nettoplus, der Arzt hingegen kann sich über niedrigere Lohnnebenkosten freuen, wenn er lohnsteueroptimierte Möglichkeiten nutzt. Das ist wichtig, da sonst die Personalkosten, nicht zuletzt aufgrund der jüngst vereinbarten Tarifverträge, sehr schnell ein wirtschaftlich vernünftiges Maß überschreiten.

Zu unterscheiden sind steuerfreie, steuerbegünstigte und pauschal versteuerte Lohn- und Gehaltselemente. Die Leistungen, die ein Arzt seinen Mitarbeitern gewährt, sind allerdings nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umwandlung von Arbeitslohn in steuerfreie Zuschüsse ist bis auf wenige Ausnahmen nicht möglich.

Gesetzliche Bestimmungen beachten

Zu den Leistungen, die ein Chef seinen Mitarbeitern – statt einer außertariflichen Gehaltserhöhung – steuerfrei zukommen lassen kann, gehören zum Beispiel Umzugskosten. Das Finanzamt erhebt allerdings nur dann kein Veto, wenn sich die Fahrzeit zwischen Wohnung und Arbeitsstätte für den betroffenen Mitarbeiter um mindestens eine Stunde pro Arbeitstag verkürzt und die danach verbleibende Wegezeit im Berufsverkehr als üblich angesehen werden kann. Wenn der Umzug des Mitarbeiters im Interesse der Praxis ist, beispielsweise wenn eine Rufbereitschaft einzuhalten ist, akzeptiert die Steuerbehörde die Übernahme oder Bezuschussung der Umzugskosten durch den Praxisinhaber.

Ebenfalls steuerfrei sind Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung und Betreuung – einschließlich Unterkunft und Verpflegung – der nicht-schulpflichtigen Kinder von Praxismitarbeiterinnen in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen. Eine betragsmäßige Begrenzung gibt es nicht. Achtung: Seit 2015 gibt es eine Vereinfachungsregelung, wonach Kinder als nicht schulpflichtig gelten, solange sie nicht eingeschult sind (R 3.33 Abs. 3 LStR). Damit können Praxisinhaber auch in den Bundesländern mit „späten Sommerferien“ in den Monaten August und gegebenenfalls September bis zum Tag der Einschulung die Kindergartenzuschüsse steuerfrei auszahlen.

Gesundheitliche Präventionsleistungen sowie Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung sind weitere Optionen, die steuer- und sozialversicherungsfrei sind, solange die Kosten 500 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr nicht übersteigen. Bei dem Betrag von 500 Euro handelt es sich um einen Freibetrag, das heißt, er wird auch bei Überschreitung gewährt. Voraussetzung für die Anerkennung der Steuerfreiheit ist, dass die Leistungen hinsichtlich Qualität, Zweckbindung und Zielgerichtetheit den Anforderungen von §§ 20 und 20 a SGB V genügen. Maßnahmen, die dazu beitragen, dass die Mitarbeiter betriebliche Stressbelastungen reduzieren, fitter werden und sich besser ernähren, können ebenso gefördert werden wie Maßnahmen zur gesundheitsgerechten Mitarbeiterführung, Yoga- oder Nichtraucherkurse etc.. Tipp: Der Arbeitgeber sollte aussagekräftige Unterlagen als Nachweis bei der abrechnenden Stelle einreichen.

Steuerberater einbeziehen

Steuerfrei sind zudem Sachprämien und Aufmerksamkeiten, wenn es einen persönlichen Anlass gibt. Dazu gehören Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter, die nicht zum steuerpflichtigen und beitragspflichtigen Arbeitslohn gehören. Daher sind Geldzuwendungen stets als Arbeitslohn zu erfassen. Sachzuwendungen wie Blumen, Genussmittel, Bücher oder Tonträger hingegen sind bis zu einem Wert von 60 Euro inklusive Umsatzsteuer steuerfrei.

Natürlich gibt es weit mehr Möglichkeiten, von denen Mitarbeiter und Praxisinhaber profitieren können. Welche in einer Praxis sinnvoll zu nutzen sind, hängt von der persönlichen Situation der Mitarbeiter ab. Die Kombination dieser Entgelt-Instrumente will wohlüberlegt sein, da sie teils in Konkurrenz zueinander stehen und richtig ausgestaltet werden müssen, um den Verwaltungsaufwand gering zu halten. Auch um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, empfiehlt es sich, rechtzeitig einen erfahrenen Steuerberater einzubeziehen und mit ihm die Details zu besprechen, damit die angestrebte Lohn- und Gehaltsoptimierungen ihr Ziel erreicht.

Autor: Peter Göbel, alpha Steuerberatungsgesellschaft GmbH in Büdingen