Vollmacht fürs Praxiskonto: Vorsicht bei Vordrucken der Bank

Der Schritt war überfällig: Nach fast acht Jahren der Zusammenarbeit wollte der Praxisinhaber Manfred Schmitt seiner erfahrensten Mitarbeiterin eine, wenn auch eingeschränkte Vollmacht, über das Geschäftskonto geben. Auf diese Weise hoffte er, werde er sich von „aufwendigem Finanzkram“ entlasten und ungeliebte Transaktionen delegieren können. Bei der Umsetzung des Plans kamen dem Internist aus Niedersachsen jedoch Bedenken. Reichte es, ein vorgefertigtes Formular seiner Bank zu unterschreiben? Oder sollte er die Vollmacht individuell formulieren?

Vollmacht hat ihre Tücken

Die Antwort lautet: Es kommt darauf an. Formulare können sich, je nachdem, welche Bank sie ausstellt, erheblich unterscheiden. Einige wesentliche Punkte müssen zwar in jedem Fall geregelt sein – zum Beispiel die Laufzeit der Vollmacht. Dennoch sollten Praxisinhaber genau hinsehen.

Bei vielen Kreditinstituten zum Beispiel behält der Bevollmächtigte seine Rechte auch über den Tod des Kontoinhabers hinaus. Einerseits kann das sinnvoll sein, wenn das Instrument eingesetzt wird, um die Zahlungsfähigkeit der Praxis selbst im schlimmsten Fall zu erhalten. Andererseits sollte, wer auch posthum den Familienfrieden wahren möchte, diesen Schritt mit den Angehörigen besprechen.

Denn Banken lassen Kontoverfügungen von Bevollmächtigten meist so lange zu, bis die Erben die Vollmacht widerrufen. Das können die Hinterbliebenen aber nur tun, wenn sie von der Vollmacht wissen.

Zeitliche Beschränkung der Vollmacht sinnvoll

Tipp: Um Irritationen zu vermeiden, ist es mitunter sinnvoll, Kontovollmachten für Mitarbeiter nur auf Lebenszeit zu gewähren.

Ebenfalls prüfen sollte der Arzt den  Umfang der Vollmacht: Je nach Formular sind Verfügungen aus einem Guthaben ebenso möglich wie Abhebungen aus einer Kreditlinie. Selbst wenn die bisherige betriebliche Übung wie selbstverständlich Guthabenverfügungen vorsieht, ist ein Blick ins Vollmachtformular ratsam. Erlaubt dieses auch Abhebungen über das Guthaben hinaus, muss der Praxisinhaber definieren, ob und in welchem finanziellen Rahmen er solche Transaktionen erlauben will.

Tipp: Oft ist es möglich, Guthaben- oder Kreditverfügungen auf einen Maximalbetrag zu beschränken. Wichtig ist, dass es am Ende keinerlei Zweifel über die konkreten Rechte des Bevollmächtigten gibt. Unterschiedliche Auffassungen gehen sonst erfahrungsgemäß zu Lasten des Arztes.

Checkliste: Das müssen Sie bei einer Vollmacht beachten

• Prüfen Sie sämtliche Bank- und Geschäftsvollmachten einmal pro Jahr und passen Sie sie, wenn  nötig, an veränderte Umstände an.
• Bedenken Sie, dass Vollmachten, die über den Tod hinaus gelten, zu Problemen mit den Erben führen können.
• Nutzen Sie die Möglichkeit, Vordrucke zu individualisieren und lassen Sie sich die neu gestalteten Vereinbarungen von Ihrer  Bank bestätigen.
• Geht es darum, eine neue MFA einzustellen, die Zugriff aufs Geschäftskonto haben soll, lässt sich dieser Punkt schon in der Stellenbeschreibung festhalten.
• Wenn Sie nicht möchten, dass der Bevollmächtigte ohne Ihre Zustimmung Untervollmachten erteilt, nehmen Sie ein entsprechendes Verbot in die Vollmacht auf.