Fehler bei der Rechnungsstellung in der Arztpraxis vermeiden
Hildegard FuchsDamit das Forderungsmanagement in der Arztpraxis reibungslos läuft, muss die Buchhaltung auf korrekte Arztrechnungen achten. Ein schönes Logo und ein gutes Papier hinterlassen einen seriösen Eindruck, doch wichtiger ist, dass alle Anforderungen an Form und Inhalt erfüllt werden. Denn Fehler bei der Rechnungsstellung rächen sich.
Die Abrechnung der Leistungen bei Kassenpatienten gestaltet sich für den Arzt vergleichsweise einfach. Die Fehler lauern, wenn die Behandlung privat abgerechnet wird. Eine fehlerhafte Arztrechnung hat nicht nur Verzögerungen bei der Zahlung zur Folge, sondern kann den Arzt schlimmstenfalls auch Teile seines Umsatzes kosten. Deshalb sollten bei privaten Abrechnungen die folgenden Fehler unbedingt vermieden werden.
Häufige Fehler in der Arztrechnung
Der Patient, dem die ärztliche Leistung zugute kommt, ist nicht immer automatisch der, mit dem der Arzt abrechnen muss. Ein häufig vorkommender Fehler bei der Rechnungsstellung ist beispielsweise, dass die Rechnung auf den Namen des Patienten ausgestellt wird, obwohl es sich dabei um ein Kind, einen Jugendlichen oder um einen geschäftsunfähigen Erwachsenen handelt. Eine Arztrechnung darf aber nur an einen volljährigen und geschäftsfähigen Adressaten gestellt werden. Ansonsten verliert die Forderung ihre Gültigkeit und kann im Zweifelsfall gar nicht eingetrieben werden.
Deshalb sollten Ärzte bzw. ihre Buchhaltung immer daran denken, dass bei Kindern und Jugendlichen unter 18 Jahren die Rechnung an die gesetzlichen Vertreter (in der Regel die Eltern) gestellt wird. Bei geschäftsunfähigen Erwachsenen erhält der amtliche Betreuer die Rechnung. Im Zweifelsfall sollte man also vorab nachfragen, an wen die Arztrechnung zu schreiben ist.
Wofür erhält der Patient die Rechnung
Die Rechnung muss gemäß der Vorschriften des § 12 der GOÄ erstellt werden. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der korrekten Darstellung der einzelnen Leistungen. Die inhaltliche Beschreibung der Leistung muss zudem verständlich formuliert sein. Idealerweise sollten die ärztlichen Leistungen außerdem chronologisch, also nach den tatsächlichen Abläufen ausgerichtet, aufgelistet werden, damit sie besser nachvollziehbar sind.
Weshalb erhält der Patient die Rechnung
Der Patient erhält eine Rechnung für Leistungen, die im Rahmen einer medizinisch notwendigen Behandlung erbracht wurden. Diese Tatsache muss sich aus den Diagnoseangaben auf der Rechnung nachvollziehen lassen, da sonst keine Kostenerstattung für die Abrechnung erfolgen kann. Nimmt der Patient allerdings Leistungen auf Verlangen und ohne medizinische Indikation in Anspruch, muss dies ebenfalls aus der Rechnung ersichtlich sein. Denn der Arzt ist verpflichtet, Wunschleistungen entsprechend zu kennzeichnen.
Wann erhält der Patient eine Rechnung
Zur Sicherung der Liquidität sollten die privatärztlich erbrachten Leistungen regelmäßig (z. B. nach Abschluss des Behandlungsfalles), spätestens jedoch vierteljährlich, zur Abrechnung gelangen. Erfahrungsgemäß sind Patienten von ellenlangen Rechnungen und einer hohen Honorarforderung wenig begeistert. Zudem geht die Zahlungsmoral für Rechnungen, die ein halbes Jahr oder noch länger nach der Behandlung ausgestellt werden, schnell in den Keller.
Fehlerhafte Rechnung zeigt mangelnde Kompetenz
Unprofessionell ausgestellte Rechnungen mit fehlerhaften Leistungsansätzen, Rechtschreibfehlern und fehlenden Pflichtangaben (Re.-Nummer, Steuer-Nummer, Hinweis auf das Zahlungsziel bzw. die Fälligkeit, Hinweis auf Umsatzsteuerfreiheit) hinterlassen nicht nur den Eindruck mangelnder Fachkompetenz. Im schlimmsten Fall können sie zu einem kompletten Honorarverlust führen.