Die wichtigsten Tipps für den erfolgreichen Forderungseinzug

„Sich angesichts solcher Entwicklungen wie das Kaninchen vor der Schlange zu verhalten und in Starre zu verfallen, ist der falsche Weg“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH. „Man kann, auch schon im Vorfeld, durchaus einiges tun, um den Schaden gering zu halten oder um ihn gar zu verhindern. Zeit“ fährt er fort, „ist dabei ein wichtiger Faktor.“ Wer seine Forderungen erfolgreich eintreiben will, sollte auf jeden Fall die nachfolgenden Tipps des Experten beachten.

1. Zahlungsziel genau und unmissverständlich festlegen

„Ein konkret benanntes Datum lässt keinen Raum für Interpretationen und erhöht die Zahlungsmoral: ‘Der Rechnungsbetrag ist bis 15.07.2015 bei uns eingehend zu zahlen.’ ist eindeutig“, so Bernd Drumann. Setzten Sie das Zahlungsziel so fest, dass Sie Ihr Geld nach spätestens 30 Tagen auf dem Konto haben sollten.

2. Rechnungszugang nachweisen

„Nicht selten betreiben säumige Zahler die ‚Vogel-Strauß-Politik‘. Kommt dann ein Rechtsanwalt oder Inkassobüro ‚ins Spiel‘, wird plötzlich behauptet, niemals eine Rechnung bekommen zu haben. Möchte man als Gläubiger dann etwa Anwalts- oder Inkassokosten vom Schuldner erstattet bekommen, muss man als Rechnungssteller den Zugang der Rechnung im Regelfall beweisen. Das Versenden einer Rechnung per Einschreiben, genauer gesagt Einschreiben-Rückschein wäre eine (kostenintensive) Möglichkeit. Man kann aber auch vorab die Rechnung faxen oder per Mail schicken und dann das Faxprotokoll gut aufheben bzw. eine Lesebestätigung fordern und diese dann speichern. Wer ganz auf Nummer sicher gehen möchte, lässt die Rechnung (etwa bei Lieferung) von einem Mitarbeiter übergeben.“

3. Rechnung fällig? Sofort handeln!

„Manchmal ist eine unbezahlte Rechnung nur eine vergessene Rechnung. Das kann jedem einmal passieren. Dann gilt es, den Schuldner umgehend mit freundlicher Bestimmtheit auf sein Versäumnis aufmerksam zu machen.“ Üblich sind zwei bis drei schriftliche Zahlungsaufforderungen im Abstand von jeweils 7 bis 10 Tagen. Genaue Formvorschriften für diese Zahlungsaufforderungen gibt es nicht, die Forderung und ihr Grund sollte aber eindeutig aus dem Schriftstück hervorgehen. Auch hier darf das Zahlungsziel nicht fehlen, wie Bernd Drumann erklärt. „In der letzten Zahlungsaufforderung sollte eine klare, nach dem Kalender bestimmbare Zahlungsfrist gesetzt werden. Beispiel: Zahlung bis zum … bei uns eingehend.“

4. Patient in Zahlungsverzug setzen

„Der Zahlungsverzug ist Voraussetzung für den Ersatz von Verzugsschaden – dazu gehören die Kosten der Einschaltung eines Rechtsanwaltes oder eines fachkundigen Inkassounternehmens. Diesen kann man geltend machen. Mit Eintreffen einer Mahnung beim Schuldner tritt der Zahlungsverzug ein.“

5. Verzugszinsen fordern

„Ist ein Schuldner in Zahlungsverzug, darf der Gläubiger Verzugszinsen verlangen. Der Zinssatz für schuldnerische Verbraucher beträgt fünf Prozentpunkte über dem flexiblen Basiszinssatz, halbjährlich neu festgelegt von der Europäischen Zentralbank.“

6. Mahngebühren fordern

„Bei Zahlungsverzug ist man als Gläubiger grundsätzlich auch berechtigt, Ersatz seiner Mahnkosten zu verlangen. Ohne Einzelnachweis akzeptieren viele Gerichte Pauschalen zwischen 1,00 € und 5,00 € pro Mahnschreiben ab der zweiten Mahnung. Für die erste Mahnung darf nur dann eine Mahngebühr erhoben werden, wenn der Schuldner schon beispielsweise aufgrund des Ablaufs der 30-Tages-Frist vorher in Verzug war.“, so der Inkasso-Experte.

7. Rechtzeitig Hilfe vom Fachmann holen

„Jeder Gläubiger hat das Recht, anwaltliche Unterstützung oder die Dienste eines Inkassounternehmens in Anspruch zu nehmen, wenn sich sein Schuldner im Verzug befindet. Die Kosten dieser Unterstützung sind Verzugsschaden, den der Schuldner zu ersetzen hat. Wir berechnen z. B. im Nichterfolgsfall nur eine geringe Pauschale und die entstandenen Auslagen.“

8. Gerichtlichen Mahnbescheid beantragen – besser nicht allein

„Möchten Gläubiger ihre Forderungen im Wege des gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsverfahrens einziehen (bzw. sind sie dazu gezwungen), benötigen sie dafür gute Kenntnisse über Rechtsformen der Unternehmung und deren Vertretungsverhältnisse sowie auf den Gebieten der Verjährung oder des Zahlungsverzuges. Besonders die Geltendmachung einer bereits verjährten Forderung kann schnell erhebliche Kosten nach sich ziehen. Ein Gläubiger sollte vor Beschreiten des gerichtlichen Weges eine realistische Einschätzung seiner eigenen Möglichkeiten und Kenntnisse vornehmen. Bei der kleinsten Unsicherheit sollte er sich umgehend qualifizierte Unterstützung durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen z. B. für die Beantragung des Mahnbescheides holen“, so Drumann.

Wie der Inkasso-Experte erklärt, sind diese Tipps leider „kein Allheilmittel“, die eine Zahlung durch den Patienten garantieren. „Aber wer sie konsequent beachtet und auch konsequent und zügig umsetzt, der hat seinen Forderungseinzug im Griff. Und das wiederum ist aus meiner Erfahrung der bestmögliche Schutz für die eigene Liquidität.“