Buchhaltung: 10 typische Fehler, die fast alle Praxisinhaber machen

Wer eine Praxis gründet oder neu übernimmt, hat den Kopf voll wichtiger To-dos. Alles, was sich um Zahlen und Buchführung dreht, schreckt viele Ärzte erst einmal ab. Unterlagen für die Buchhaltung werden meist komplett an den Steuerberater weitergegeben. Die Buchführung einem Fachmann zu überlassen, wenn man selbst ein Anfänger in steuerlichen Dingen ist, ist nicht verkehrt. Trotzdem können sich bei der Vorbereitung der Buchhaltung und der täglichen Praxisführung auch dann noch viele Fehler einschleichen. Wir haben zehn typische Anfängerfehler zusammengestellt.

Private und geschäftliche Bilanzierung wird vermischt

Immer wieder finden sich auf dem Geschäftskonto Ausgaben, die privater Natur sind. Typisch für Anfänger: Sie haben mit der EC-Karte vom Praxis-Konto Geld abgehoben, im Supermarkt damit bezahlt oder der Dauerauftrag für die Tageszeitung geht vom Geschäftskonto ab. Das alles sind sogenannte Privatentnahmen, die – steuerlich gesehen – nichts mit Ihrer Praxis zu tun haben. Dies gilt auch für private »Einnahmen« – beispielsweise ein Darlehen des Partners, damit Sie einen finanziellen Engpass überbrücken können. Solche Überweisungen auf das Geschäftskonto können unter Umständen zum Problem werden – nämlich dann, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt. Trennen Sie also zumindest kaufmännisch Privates von Geschäftlichem, so gut es geht. Separate Geschäfts- und Privatkonten und damit getrennte Buchungen erleichtern außerdem das Controlling im eigenen Unternehmen.

Fehlender Liquiditätsplan und zu hohe Privatentnahmen

Übersteigertes Konsumverhalten ist bei Praxisgründern häufig der eigentliche Auslöser für ein belastendes finanzielles Risiko. Gerade am Anfang – aber nicht nur dann – fehlt mangels Liquiditätsplanung der Überblick, wie hoch die privaten Ausgaben sind – und ob die Praxis alle Kosten decken kann. Unser Tipp: Gewöhnen Sie sich an, regelmäßig sowohl den Praxisumsatz als auch die Betriebsausgaben im Auge zu behalten. Überprüfen Sie, ob Sie für Fixkosten in Vorleistung gehen müssen und welche Kredite Sie abzahlen müssen. Auch die Höhe des regelmäßigen Lebensunterhalts sollte in Kalkulation und Liquiditätsplanung mit einbezogen werden. Die Buchhaltung macht der Steuerberater, aber Ihre Finanzen müssen Sie selbst im Auge behalten.

BWA wird vernachlässigt

Um nicht „Management by Kontostand“ zu betreiben, sollten Sie frühzeitig üben, Ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zu lesen. Hier erhalten Sie einen längerfristigen Überblick über die Praxisentwicklung. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater den Aufbau einer BWA erklären und prüfen Sie regelmäßig die Zahlen. Diese wichtige Auswertung Ihrer Buchführung bildet die Grundlage für Liquiditäts-, Investitions- und Personalplanung.

Auf nachhaltige Beratung verzichten

Der Schwerpunkt der Ausbildung liegt bei Ärzten naturgemäß im medizinischen Bereich. Daher stellen die betriebswirtschaftlichen Kenntnisse oft nur Basiswissen dar. Arbeitet die Praxis längerfristig unwirtschaftlich oder erwirtschaftet zu geringe Erträge, ist dies für Heilberufler häufig nur schwer zu erkennen. Hier hilft ein spezialisierter Berater, mit dem der Mediziner seine Kosten- und Erlösstruktur interpretieren, seine Organisation steuern und seine betriebswirtschaftlichen Daten analysieren kann.

Falsch investiert, keine Steuern gespart

Immer wieder lässt sich so mancher Arzt durch vermeintlich gute Umsätze dazu verleiten, unüberlegt zu investieren. Hintergrund sind meist überzogene Anstrengungen, Steuern zu sparen – ohne dass diese Steuersparmodelle im Vorfeld auch wirtschaftlich beurteilt wurden. Grundregel sollte sein: Investitionen sollte man nur aus betriebswirtschaftlicher Motivation tätigen, nicht um die Gewinnermittlung zu beeinflussen.

Am Ende fehlt Geld fürs Finanzamt

Die Steuertermine stehen fest und das Finanzamt erwartet pünktliche Zahlung. Trotzdem fehlt vielen Freiberuflern im entscheidenden Moment das Geld, um die Steuern zu bezahlen. Hintergrund ist eine mangelhafte Steuerplanung. Dem sollten Sie mit einer eisernen Steuerreserve entgegenwirken – und stets einen Puffer für die Steuerzahlung auf der hohen Kante haben. Im Notfall hilft auch das gute Verhältnis zur Hausbank. Eine Erweiterung des Kreditrahmens sollte aber die Ausnahme bleiben.

Darlehen als Betriebsausgabe werten

Woher Ihr Geld stammt, ist dem Finanzamt letztlich egal. Ob es sich um Ihr eigenes Kapital oder um einen Kredit der Bank handelt: Guthaben und Auszahlungen sind keine Betriebseinnahme – und damit ist der Kapitaldienst eines Darlehens auch keine steuerlich abzugsfähige Betriebsausgabe. Lediglich der Zinsanteil eines betrieblichen Kredits kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Ablage erst kurz vor knapp

Das Argument Zeit ist bei der Ablage nur vordergründig einleuchtend. Denn die Suche nach einzelnen Belegen für die Steuererklärung kostet ebenfalls Zeit, sodass Sie auf Dauer viel Zeit gewinnen, wenn Sie Ihre Belege und Ihre Ablage gut organisieren.

Und wieder fehlt etwas… – oder doch nicht?

Fehlende Dokumente sind Zeitfresser – für Sie, für Ihren Steuerberater und für das Finanzamt. Um ständige Nachfragen zu vermeiden, sollten Sie vorab klären, welche Unterlagen notwendig aufbewahrt werden müssen. Damit die Ordner nicht überquellen, sollten Sie sich außerdem bei jedem Papier fragen, ob Sie es wirklich brauchen oder ablegen müssen. In der Ablage gilt das Prinzip: Soviel wie nötig, so wenig wie möglich.

Anforderungen an digitale Buchhaltung verkannt

Das Finanzamt ist streng, die Betriebsprüfer noch strenger. Steuerlich relevante Belege müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren stets unverändert einsehbar ein. Bei elektronischen Daten gilt, dass sie in ihrer originären Form und unveränderbar abgespeichert werden. Denken Sie daran, mögliche Programme zum Lesbarmachen ebenfalls zu sichern und extern zu speichern.