Buchführung in der Arztpraxis: Aufbewahrungspflichten und -fristen

Zu Ihren Pflichten als Unternehmer gehört es, dass Sie nicht nur Rechnungen, sondern sämtliche Vorgänge, die mit Ihrer Praxis in Zusammenhang stehen, aufbewahren müssen. Sie müssen deswegen aber noch lange kein Aktenarchiv einrichten und sämtliche Papiere ausdrucken.

Die Aufbewahrungsfrist ist erfüllt, wenn die Bestandteile Ihrer Buchführung in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt werden können. Jedes Dokument muss in seiner originären Form aufbewahrt werden – Papierdokumente dürfen Sie einscannen.

Thermobelege kopieren und ans Original heften

Achtung: Die Belege müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein und bleiben. Aus diesem Grund sollten Sie sogenannte Thermobelege immer sofort kopieren und an den Originalbeleg heften. Thermopapier wird beispielsweise bei Portoquittungen und Supermarktbelegen benutzt, aber auch von vielen Restaurants und Tankstellen.

Originär digital erstellte Unterlagen müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern archiviert werden. Achtung: Wenn Sie elektronische Unterlagen aufbewahren, müssen Sie auf die Vorschriften der GoBD achten. Die Ablage von digitalen Belegen in einem normalen Dateisystem reicht nicht aus, denn diese sind dort veränderbar. Im normalen Dateimanager kann eine Festschreibung nicht geleistet werden. Daher müssen Sie digitale Belege zwingend in einem Dokumentenmanagementsystem ablegen.

Digitale Unterlagen dürfen nicht verändert werden

Vorsicht: Auch Kontoauszüge werden in aller Regel in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Daher müssen die Bankauszüge in digitaler Form aufbewahrt werden, denn es handelt sich um originär elektronische Dokumente. Stellen Sie also sicher, dass die Auszüge während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können. Speichern Sie die digitalen Unterlagen so ab, dass sie nicht verändert oder gelöscht werden können. Beraten Sie sich im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater, welchen Weg Sie hier am sichersten einschlagen sollten.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Je nach Art und Inhalt der Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:

Sechs Jahre aufzubewahren sind

• Abrechnungsunterlagen,
• Aktenvermerke,
• Angebote,
• Auftragsbestätigungen,
• Beitragsabrechnung Sozialversicherungs-/Rentenversicherungsnachweis,
• Handels- und Geschäftsbriefe,
• Mietunterlagen/Betriebskostenabrechnung,
• Darlehensunterlagen/Kreditunterlagen,
• Dauerauftragsunterlagen,
• Kalkulationsunterlagen,
• Schriftverkehr,
• Versicherungspolicen,
• Verträge.

Zehn Jahre aufzubewahren sind

• Bankbelege/Kontoauszüge,
• Bewirtungsbelege,
• Buchungsbelege,
• Bilanzen,
• Buchführungsprogramme,
• Buchungsbelege (inklusive Reisekostenabrechnungen),
• Datensicherungen,
• Fahrtenbücher,
• Jahresabschlüsse,
• Rechnungen,
• Steuererklärungen,
• Umsatzsteuervoranmeldungen.

Belege müssen gesichert werden

Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument in Ihrer Praxis erstellt wurde oder eingegangen ist.

Denken Sie daran: Speichermedien sind kurzlebig. Sie sollten sich bei den langen vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nicht darauf verlassen, dass Ihre Daten dort langfristig gesichert sind. Eine Alternative ist eine externe Festplatte. Hier können Sie sämtliche Daten Ihres Betriebs speichern und haben gleichzeitig ein Backup zur Verfügung, sollte Ihnen Ihr Computer einmal abstürzen oder gestohlen werden.

Weitere Informationen zum Thema

Sie haben die ersten beiden Folgen unserer Serie verpasst? Hier können Sie die Artikel nachlesen:

Basiswissen für Ärzte und MFA: Buchführung in der Arztpraxis

Buchhaltung in der Arztpraxis (Teil II): Grundsätze korrekter Buchführung