Bewirtungskosten: Was Sie beim Absetzen von Geschäftsessen beachten müssen

Finanzbeamte prüfen Bewirtungsbelege notorisch kritisch. Schließlich wissen sie, dass Einladungen im Familienkreis zum fiskalischen Event werden können. Selbst kleine Fehler in der Abrechnung führen zu hohen Steuernachzahlungen. „Gastgeber sollten die strengen steuerlichen Vorgaben für das Absetzen von Bewirtungskosten strikt einhalten“, rät Mark Schiffer, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach.

Was ist beim Geschäftsessen absetzbar?

Grundsätzlich sind 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe geltend zu machen – vorausgesetzt das Essen hatte einen geschäftlichen Anlass. In der Regel reicht die Rechnung des Restaurants aus. Der Wirt sollte einen maschinellen Rechnungsbeleg für die Bewirtungskosten übergeben, der bereits Angaben zu Ort, Datum und Verzehr enthält. Der Gastgeber vermerkt alle Teilnehmer – sich selbst eingeschlossen – sowie den Anlass und unterschreibt das. „Allerdings reicht hier die Formulierung Geschäftsessen für die Finanzbeamten nicht immer aus“, sagt Schiffer. Vielmehr will das Finanzamt es oft detaillierter wissen: Beispielsweise Vorstellungsgespräch mit einem neuen Praxis-Partner.

Wichtig: Auf der Gästeliste sollten besser keine Ehepartner oder womöglich Kinder und andere Angehörigen stehen. Das Finanzamt kann sonst von einem eher privat veranlassten Event ausgehen und nachfragen. Der Fiskus zeigt sich ebenso kritisch, wenn im Privathaus gegessen wird. Nur in Ausnahmefällen akzeptieren die Beamten die Kosten. Zum Beispiel, wenn keine passende Gaststätte in der Umgebung geöffnet hat.

Vorsicht: Wenn der Chef seinen Geburtstag feiert, handelt es sich in der Regel um Privatausgaben.

Tipp: Wenn Chefärzte mit erfolgsabhängigen Bezügen ihr Team als Belohnung für die gute Arbeit einladen, akzeptiert das Finanzamt die Aufwendungen als Werbungskosten. Hintergrund: Der Erfolg der Abteilung und damit die Bezüge hängen mit von der Leistung der Mitarbeiter ab. Vorgabe allerdings: Der erfolgsabhängige Teil muss mindestens 10 Prozent des Gesamtgehalts ausmachen, so eine Verfügung der OFD Karlsruhe.

Welcher Rahmen ist akzeptabel?

Darüber hinaus müssen sich die Kosten in einem angemessenen Rahmen bewegen. Es gibt hier aber keine allgemein gültige Obergrenze. „Finanzbeamte prüfen jeden Einzelfall und beziehen dabei unter anderem die Praxengröße sowie die Umsatzhöhe mit ein“, sagt Schiffer. Grobe Richtlinie: Rechnungsbeträge von bis zu 100 Euro für eine Person gehen in der Regel reibungslos durch. „Bei den Ausgaben das Trinkgeld nicht vergessen. Der Wirt kann das auf dem Rechnungsbetrag notieren“, sagt Schiffer.

Wer macht den Vorsteuerabzug geltend?

Ist die Rechnung höher als 250 Euro, gelten die üblichen Regeln für Rechnungen mit Vorsteuerabzug. Das Restaurant sollte den Beleg an die Adresse der Praxis ausstellen. Hier wird auch die Angabe der Steuer- oder Umsatzidentifikationsnummer der Gaststätte genannt und der Rechnungsbetrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt.

Die Mehrwertsteuer bekommen aber nur Ärzte mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen teilweise oder vollständig zurück. Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat zuletzt zu Gunsten der Steuerzahler entschieden (Az. 5 K 5119/18). Nach Auffassung der Richter darf der Fiskus den Vorsteuerabzug nicht automatisch streichen, wenn die Pflichtangaben fehlerhaft sind. Man darf nachbessern. Ein Selbstständiger übersandte Bewirtungsbelege an den Fiskus, ohne dass der Anlass und die Teilnehmer genannt waren. Der Steuerzahler holte die Einträge nach, was den Fiskaldienern nicht genug war. Die Richter sahen das großzügiger. Formfehler allein reichten hier nicht aus, um den Vorsteuerabzug zu streichen.