Betriebsprüfung: Mit einfachem Kontrollsystem Stress vermeiden

Steuern zu zahlen, macht keinen Spaß. Deshalb honoriert es das Finanzamt, wenn Selbstständige und Unternehmer aktiv Sorge tragen, ihren Steuerpflichten sauber nachzukommen – konkret: wenn sie ein sogenanntes Steuer-IKS einführen. Ein solches innerbetriebliches Kontrollsystem soll sicherstellen, dass die fiskalischen Vorschriften strikt eingehalten werden und helfen, Fehler zu vermeiden.

Steuerschätzung nach Betriebsprüfung vermeiden

Hintergrund: Werden die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verletzt, kommt es nach einer Betriebsprüfung häufig zu einer Steuerschätzung. Das kann Ertrag- und Lohnsteuer betreffen. „Die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen werden immer komplexer. Wenn Selbstständige und Unternehmer ein Tax-Compliance-System einrichten, signalisieren sie dem Finanzamt oder den Betriebsprüfern, dass sie sich um eine ordnungsgemäße Geschäftsführung bemühen“, erläutert Professor Dr. Hartmut Schwab, Präsident der Bundessteuerberaterkammer in Berlin. Betriebsprüfungen verkürzen sich und Hinzuschätzungen können vermieden oder zumindest verringert werden. Steuererklärungen bearbeiten die Finanzbeamten im Gegenzug erfahrungsgemäß schneller, genauso wie Anträge.

Professionelles Steuer-IKS einführen

Wie aber gehen Praxisinhaber vor, wenn sie ein professionelles Steuer-IKS einführen wollen? Vorab: Es wird eine Maßanfertigung für die jeweilige Praxis sein. „Deshalb sollten sich Praxisinhaber die Zeit mit ihrem Steuerberater nehmen, um die ganz individuellen Steuerrisiken zu besprechen“, rät Schwab. Ein Steuer-IKS lässt sich nicht an einem Stichtag einführen, sondern ist immer ein Prozess.

Was ist das Ziel?

Ein Steuer-IKS hat das Ziel, die steuerliche Organisation zu optimieren. Es geht die Analyse der Abläufe, um deren Kontrolle und Verbesserung sowie um die Dokumentation der entsprechenden Maßnahmen. Das soll steuerliche Risiken minimieren. Das IKS erhöht die Rechtssicherheit.

Im ersten Schritt sollten die steuerlichen Sachverhalte ermittelt und die damit verbundenen Risiken identifiziert werden. Ferner sind die Arbeitsabläufe zu dokumentieren und Verantwortlichkeiten zu benennen. Dabei stellen sich beispielsweise Fragen wie: In welcher Form werden Eingangsrechnung bearbeitet? Wie kommen sie in der Praxis an? Wer öffnet sie und legt sie in welcher Form den zuständigen Ansprechpartnern zur Prüfung vor? Wann werden sie von wem zur Zahlung freigegeben?

Auf Dokumentationspflichten achten

Wichtig: Die Dokumentation muss stets aktualisiert werden, wenn sich die Prozesse ändern. „Die Mitarbeiter müssen unbedingt entsprechend sensibilisiert werden. Jeder neue Arbeitsablauf kann zu Fehlern führen, wenn nicht von Anfang an die steuerlichen Auswirkungen überprüft werden“, so Schwab. Im Weiteren kommt die Überwachung. Diese stellt sicher, dass die Regeln eingehalten werden. Die Daten der Finanzbuchhaltung können hier anhand von Checklisten und festgelegten Kriterien durchleuchtet werden.

Ein Tax-Compliance-System erfordert also klare Richtlinien, wie in welchen steuerlich relevanten Fällen zu verfahren ist. Mitarbeiter werden anhand von Arbeitsanweisungen informiert. In einem Handbuch – einer Verfahrensdokumentation – wird dargelegt, wie in der Praxis alle Beteiligten mit steuerlich relevanten Vorgängen umgehen.

Checkliste: Was bei der Einführung eines Steuer-IKS zu beachten ist

Ein steuerliches Kontrollsystem einzuführen, wird immer eine individuelle Lösung sein. Zur Orientierung einige Fragen, die Sie vorab beantworten sollten.

• Compliance ist Chefsache. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern und dem Finanzamt, dass Sie sich hier engagieren und sich Ihrer steuerlichen Pflichten bewusst sind?
• Leben Sie die Compliance Kultur entsprechend vor?
• Was sind die Tax-Compliance-Ziele?
• Sind die jeweiligen Verantwortlichkeiten festgelegt, dokumentiert und werden sie kommuniziert?
• Kennt der Steuerberater die relevanten Sachverhalte in der Praxis, wird er umfassend informiert?
• Erhält er die relevanten Daten und Fakten möglichst elektronisch, in jedem Fall aber zeitnah?
• Kennen Sie Ihre Tax-Compliance Risiken? Wurden diese identifiziert?
• Sind Sie bereit, Mitarbeiter, Steuerberater und gegebenenfalls Geschäftspartner regelmäßig über Änderungen in den Prozessen zu informieren?
• Gibt es zur jeweiligen Änderung eine Dokumentation?
• Wird das Steuer-IKS überwacht?
• Werden die eingeführten Maßnahmen also überwacht?
• Werden bei Verstößen entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung eingeführt?