Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente: So schaffen Ärzte Rechtssicherheit

Das papierlose Büro. Die papierlose Steuererklärung. Es mag Menschen geben, die diesem Ideal schon relativ nahekommen. Für die meisten Erwerbstätigen allerdings sind Verwaltungsaufgaben und der Schriftverkehr mit dem Finanzamt noch immer mit erheblichen Mengen Papier verbunden.

Doch selbst wer seine Rechnungen, Quittungen und andere Belege nicht abheftet, sondern abspeichert, muss die (körperlichen oder digitalen) Dokumente für eine bestimmte Zeit vorhalten.

Kaufbelege und Quittungen

Quittungen über den Kauf privater Güter – vom Fahrrad über die Waschmaschine bis hin zum Smartphone – sollten Kunden mindestens zwei Jahre lang archivieren. Diese Frist entspricht der Dauer der zwingend vorgeschriebenen, gesetzlichen Gewährleistungsfrist nach deutschem Recht. Tritt innerhalb dieser Zeit ein Fehler auf, der von Anfang an in der Ware angelegt war, können Käufer ihn reklamieren und verlangen, dass er beseitigt wird. Der Kaufbeleg hilft dann, den Kauf an sich sowie das Kaufdatum zu beweisen.

Handwerkerrechnungen

Wer die Dienste von Handwerkern in Anspruch nimmt, sollte die Rechnungen dafür ebenfalls für mindestens zwei Jahre aufbewahren. Wichtig: Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem der Schreiner, Spengler oder Fliesenleger seine Rechnung erstellt hat. Wer also im September 2019 eine neue Küche (und damit auch die Rechnung dafür) erhalten hat, darf das Dokument erst am 31.12.2021 um Mitternacht in den Schredder geben.

Tipp: Wer besonders wertvolle Anschaffungen tätigt, sollte die Rechnungen dauerhaft aufbewahren – zum Beispiel, um bei einem Wasserschaden oder Einbruch einen Beleg für die Versicherung zu haben.

Kontoauszüge und Co.

Wie lange Ärzte private Bankunterlagen aufheben müssen, also zum Beispiel beglichene Rechnungen, Kontoauszüge oder Zinsbescheinigungen, hängt von ihren Einkommensverhältnissen und ihrem beruflichen Status ab. Grundsätzlich gilt für solche Unterlagen eine Frist von mindestens drei Jahren. Bei angestellten Ärzten mit einem Einkommen von mehr als 500.000 Euro pro Jahr verlängert sich die Frist auf sechs Jahre.

Selbstständige – und damit alle Niedergelassenen – müssen Ihre Bankdokumente sogar zehn Jahre aufbewahren.

Tipp: Idealweise sollten Rechnungen stets zusammen mit dem dazugehörigen Kontoauszug abgeheftet werden. Auf diese Weise hat man im Fall der Fälle alle wichtigen Dokumente griffbereit.