Wie hoch dürfen Personalkosten in der Praxis sein?

Es ist eine der meistgestellten Fragen, wenn es darum geht, Kosten in der Arztpraxis zu senken. Häufig berichten mir Praxisinhaber*innen, dass ihr Steuerberater empfohlen habe, die Personalkosten zu senken, weil sie im Vergleich zu anderen Branchen recht hoch seien. Wenn es Ihnen auch so geht, dann stellen Sie sich doch mal folgende Frage: Auf welche Mitarbeiterin können Sie ganz, halb oder vielleicht auch nur ein paar Stunden in der Woche verzichten? Häufig heißt es, dass eher mehr Arbeitsstunden benötigt werden, nicht weniger.

Das Personalkostenthema muss also immer von mindestens zwei Seiten betrachtet werden. Wenn die Kosten höher sind als in anderen Branchen oder sogar in anderen Praxen, dann muss das kein schlechtes Zeichen sein. Vielleicht ist der Umsatz erheblich höher und Sie verdienen dadurch mehr Geld. Oder Sie leisten sich mehr Personal, weil Sie dadurch entlastet werden und mehr Zeit für Ihre Familie haben. Das ist doch positiv, wird von einer Personalkostenquote aber nicht berücksichtigt. Und trotzdem kann es natürlich sein, dass Ihre Personalkosten zu hoch sind. Ich verrate Ihnen, wie Sie das ganz einfach herausfinden.

Haben Sie zu viel Personal oder ist es ineffizient eingesetzt?

Manchmal haben Praxen aber mehr Personal eingestellt, als tatsächlich notwendig ist. Als Betriebswirt und Praxisberater arbeite ich gerne mit Benchmarks. Die wichtigste Benchmark ist in diesem Fall der „Praxisumsatz pro Mitarbeiterstunde“. Damit berücksichtigen wir den Zeiteinsatz und ermitteln, wie viel Geld damit erwirtschaftet wird. Auf diese Art und Weise lassen sich übrigens Praxen auch dann miteinander vergleichen, wenn sie strukturell völlig unterschiedlich sind. Es ist egal, ob die eine Praxis drei Behandler und vier MFA mehr hat. Wir brechen es auf eine Zahl herunter und können anhand derer die Effizienz messen. Es kommt nämlich nicht darauf an, möglichst viel oder möglichst wenig Personal zu haben, sondern effizientes.

Wie man die Personalkosten einer Arztpraxis berechnet

Im ersten Schritte entnehmen Sie der BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) des Steuerberaters den Praxisumsatz. Sie können den monatlichen Umsatz nehmen oder den für ein ganzes Jahr. Im zweiten Schritt ermitteln Sie die Anzahl der gesamten Mitarbeiterstunden pro Jahr und setzen sie ins Verhältnis zum Umsatz pro Jahr.

Beispiel (Chirurgie):

• Jahresumsatz: 680.000 €
• Mitarbeiterstunden: 6.688 (152 pro Woche x 44 Arbeitswochen pro Jahr)
• Mitarbeiter-Effizienz: 101,67 €

Die Benchmark der gängigsten Fachgruppen:

• Hausärzte (Allgemeinmediziner/praktische Ärzte, Hausarztinternisten): 82,00 €
• Augenheilkunde: 98,00 €
• Chirurgie: 102,10 €
• Frauenheilkunde und Geburtshilfe: 87,80 €
• Hals-Nasen-Ohrenheilkunde: 99,40 €
• Haut- und Geschlechtskrankheiten: 103,00 €
• Innere Medizin (fachärztlich): 98,40 – 107,88 €
• Kinderheilkunde: 83,20 €
• Kons. Orthopädie: 89,00 €
• Orthopädie und Unfallchirurgie: 101,00 €
• Zahnheilkunde: 109,00 €

Die Benchmark gilt nicht für angestellte Ärzte/Ärztinnen, Prophylaxehelferinnen, Präventionsassistentinnen oder technische Mitarbeiterinnen (Labor, MRT, etc).

Ziehen Sie die richtigen Schlüsse

Mit 101,67 € liegt die Beispielpraxis knapp unterhalb der Benchmark. Gratulation an diese Praxis. Und wo landen Sie? Wenn Ihr Wert deutlich unterhalb der Benchmark ist, dann arbeiten Sie ineffizient. Das größte Potenzial liegt in der Optimierung von Strukturen. Jemanden zu entlassen oder Stunden zu reduzieren, ist eher nicht ratsam. Vielmehr sollte geschaut werden, wie der Umsatz mit dem bestehenden Personal erhöht werden kann. Und wenn Ihr Wert deutlich über der Benchmark liegt, dann sollten Sie sich nach der Zufriedenheit Ihres Personals erkundigen. Häufig sind Überlastung und Überforderungen die Folge, was langfristig zu Personalausfall oder Fluktuation führt.

PS: Bleiben Sie patientenorientiert und lassen Sie sich dabei helfen, wo Ihre Praxis es braucht (Ihre Patienten tun das ja auch).

Im vierten Teil der Serie „Praxisfinanzen“ erfahren Sie, wie Sie erstens Zeit in der Buchhaltung sparen und zweitens, wie Sie dadurch mehr Transparenz über Ihre Praxiszahlen bekommen.