Steuerfalle IGeL: Ärzte im Fokus der Finanzämter

Wenn Ärzte nach einer Betriebsprüfung Probleme mit dem Finanzamt bekommen, dann geht es oft um individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL). Die werden inzwischen in vielen Arztpraxen angeboten. Allerdings werden dabei die steuerlichen Aspekte oftmals ignoriert, beziehungsweise falsch ausgelegt. Und so verstoßen Praxisinhaber und Kliniken mit schöner Regelmäßigkeit ungewollt gegen das Gesetz, was leider aber erst bei der Betriebsprüfung auffällt. Vor allem das Thema Umsatzsteuer erweist sich für ärztliche Unternehmen als problematisch. Steuerberater für Heilberufler berichten regelmäßig von Ärzten, die nach einer Außenprüfung um Hilfe bitten. Ist der Betriebsprüfer im Haus, ist es aber meistens schon zu spät.

Finanzamt erwartet vollständige Unterlagen

„Als Angehörige der freien Berufe treffen niedergelassene Vertragsärzte zwar keine besonders strengen Buchführungspflichten, gewisse Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke müssen sie aber dennoch erfüllen“, sagt Bernhard Schmid, Rechtsanwalt und Steuerberater bei RDS in München. Das gilt vor allem, wenn sie individuelle Gesundheitsleistungen erbringen und abrechnen. Dann verlassen sie das Sachleistungssystem der gesetzlichen Krankenversicherung. Das hat Auswirkungen auf ihre Steuern und die Steuererklärung. Bei einer Außenprüfung (AO) müssen Freiberufler im Gesundheitswesen dazu die vollständigen Unterlagen vorlegen.

Arzt muss Sachverhalt nachweisen können

Damit das Finanzamt die notwendigen Unterlagen bekommt und die Steuern berechnen kann, gilt es einiges zu beachten. So sollten niedergelassene Ärzte mit ihren gesetzlich versicherten Patienten Verträge abschließen. Diese sind für jede Zusatzbehandlung sowie für diagnostische Verfahren und Behandlungsmethoden außerhalb des Kassen-Katalogs notwendig. Der schriftliche Behandlungsvertrag muss die Höhe der privaten Honorierung nach der Gebührenordnung festlegen. Er muss aber auch den gebührenrechtlichen Anforderungen genügen. Ohne Nachweis für den Prüfer geht es jedenfalls nicht. „Barzahlungen ohne Rechnung oder sonstigen Beleg sind aus Sicht des Finanzamts unzulässig“, erläutert Experte Schmid. Fehlende Patientenverträge können bei der Betriebsprüfung eine Schätzung der Einnahmen zur Folge haben.

Böse Überraschung bei der Außenprüfung (AO)

Vielfach wird dieser Bereich vom niedergelassenen Arzt eher hemdsärmelig gehandhabt – lästigen Papierkram erledigt schließlich niemand besonders gerne. Im besten Fall überlässt man die Verträge der MFA oder einem anderen Mitarbeiter und der Steuerberater kümmert sich um die Steuererklärung. Das wissen auch die Behörden und ziehen ihre Schlüsse. Sie können sicher sein: Das Finanzamt kennt die Schwachpunkte der Freiberufler ganz genau. Überrascht werden Praxisbesitzer trotzdem nicht. Der Prüfer muss in der Prüfungsanordnung darüber informieren, welche Bereiche er sich genau anschauen will. Schließlich braucht der Unternehmer, in diesem Fall der Arzt, Zeit für die Vorbereitung der Informationen.

So gehen Betriebsprüfer bei der AO vor

Betriebsprüfer, die die IGeL eines Arztes unter die Lupe nehmen, verfahren bei der Außenprüfung meist nach einem zweistufigen Verfahren.

• Stufe eins der Betriebsprüfung: Sichtung der Unterlagen und Werbematerialien des Unternehmens. Geprüft wird, was der selbstständige Arzt seinen Patienten anbietet. Die meisten Steuerpflichtigen sind sich gar nicht bewusst, wie viel Informationen sie dem Finanzamt schon im Vorfeld geben. Stellt sich heraus, dass ein Arzt online durch Flyer oder direkte Ansprache der Patienten Privatleistungen jenseits des gesetzlichen Leistungskatalogs anbietet, gehen die Nachforschungen der Prüfer in der Regel weiter. Es folgt:
• Stufe zwei der Betriebsprüfung: Die Prüfung der Betriebsausgaben und des vom Arzt zu führenden Wareneingangsbuchs, in dem die Aufwendungen für IGeL-Produkte erfasst sein sollten. Im Klartext: Der Prüfer schaut nach, welche Waren der Arzt gekauft hat (Vitaminpräparate, K-Tapes, Botox-Spritzen). Anschließend vergleicht der Prüfer die Ausgaben mit den deklarierten Umsätzen im Unternehmen.

Sachverhalt muss stimmig sein

„Ist das Verhältnis von Einnahmen und Ausgaben in der Buchhaltung nicht stimmig, wird der Betriebsprüfer seine Untersuchungen ausweiten und gegebenenfalls eine Nachschätzung vornehmen“, so Steuerberater Schmid. Dann droht dem Arzt nicht nur die Änderung seines Steuerbescheids und eine Steuernachzahlung wegen höherer Gewinne.

Kommt der Prüfer zu dem Ergebnis, dass der Steuerpflichtige sich womöglich der Steuerhinterziehung schuldig gemacht hat, weil er Einnahmen aus IGeL nicht ordnungsgemäß deklariert hat, wird er seinen Verdacht der Steuerfahndung mitteilen. Spätestens dann stehen dem Niedergelassenen harte Zeiten bevor, denn die Fahnder haben noch einmal deutlich umfassendere Rechte und Ermittlungsbefugnisse. Wer Steuern hinterzogen hat, muss mit saftigen Nachzahlungen und Strafen rechnen. Das gilt übrigens auch, falls die Fehler in der Buchhaltung nicht mit Absicht passiert sind. Im Steuerrecht gilt nämlich der Grundsatz: Umwissenheit schützt nicht vor Strafe.

„Bei einer festgestellten Steuerhinterziehung drohen nicht nur hohe Rückzahlungsbeträge (rückwirkende Steuerfestsetzung für bis zu 13 Jahre), sondern auch ein Steuerstrafverfahren, das gegebenenfalls auch berufsrechtliche Konsequenzen haben kann“, warnt Rechtsanwalt und Steuerberater Schmid.

Prüfer achten auf vollständige Unterlagen

Praxisinhaber und ihre Steuerberater dürfen bei der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung nicht vergessen, dass die Prüfer medizinische Laien sind. Und so laufen Betriebsprüfungen in Arztpraxen inzwischen nach ähnlichen Mustern ab wie im Gastronomie-Gewerbe: Die Auswertung orientiert sich an den reinen Zahlen und nicht nach betrieblichen Besonderheiten. Das kann für den niedergelassenen Arzt unerfreuliche Folgen haben. Das gilt vor allem, wenn medizinisch gebotene Besonderheiten nicht berücksichtigt werden. Etwa, dass angebrochene Infusionslösungen nicht mehr verwendet werden dürfen oder dem Patienten Verbandsmaterial mitgegeben wurde. Damit solche “Auffälligkeiten” bei der Prüfung schnell aufgeklärt werden können, ist eine detaillierte Dokumentation für den Arzt daher auch unter dem steuerlichen Aspekt unerlässlich.