Fahrtenbuch: Auf diese Vorgaben vom Finanzamt müssen Ärzte achten

Ein Fahrtenbuch zu führen, anstatt die privaten Fahrten mit dem Firmenwagen pauschal zu versteuern (1-Prozent-Regelung), kann sich steuerlich lohnen. Das gilt vor allem, wenn das Fahrzeug zum überwiegenden Teil betrieblich eingesetzt und nur selten privat genutzt wird.

Das Finanzamt schaut allerdings entsprechend genau hin. Damit das Fahrtenbuch steuerlich geltend gemacht werden kann, muss man es durchgehen führen und grundsätzlich jede einzelne Fahrt eintragen – ob privat oder beruflich. Die Aufzeichnungen der Fahrten werden bei jeder Betriebsprüfung genau unter die Lupe genommen. „Im Extremfall verwerfen die Finanzbeamten die gesamte Führung. Sollte die betriebliche Nutzung überwiegen, kann die Folge sein, dass der Unternehmer am Ende die private Nutzung des Firmenwagens pauschal mit einem Prozent vom Listenpreis bei Erstzulassung pro Monat nachversteuern muss“, warnt Timo Weltz, Steuerberater aus Kassel.

Die wichtigsten Regeln zum Fahrtenbuch

Vollständige und richtige Angaben

Das Fahrtenbuch muss lückenlos, vollständig und zeitnah geführt werden. Das bedeutet: Jede einzelne Fahrt mit dem Fahrzeug ist aufzuzeichnen – und zwar nicht nur temporär für einige Monate, sondern durchgehend übers ganze Jahr. Sich nur einen repräsentativen Zeitraum auszuwählen, reicht nicht aus.Damit man keine Fahrt vergisst, sollte das Fahrenbuch immer im Firmenwagen gelagert werden. Eine Alternative wäre eine Fahrtenbuch-Software, die die Aufzeichnung automatisch vornimmt.

Gebundene Form

Das Fahrtenbuch, soweit es in der Papierform gehalten ist, darf nicht aus losen Blättern bestehen. Man muss es in einem festen Heft oder Buch führen.  Wichtig ist, dass die Finanzbeamten die Aufzeichnungen schnell erfassen können. Nachträgliche Änderungen wollen die Finanzbeamten nachvollziehen können. Bitte ebenfalls beachten: „Manipulationen müssen ausgeschlossen sein“, so Weltz.

Berufliche und private Fahrten exakt dokumentieren

Ziel ist der Nachweis, wie viele Kilometer beruflich oder betrieblich und wie viele privat mit dem Fahrzeug gefahren wurden. Außerdem will das Finanzamt wissen, wann die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erfolgten. Das sind die Pflichtangaben:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn und zum Ende jeder auswärtigen Tätigkeit
• Reisezweck der Fahrt
• Ziel mit Angaben zur Straße und Hausnummer, Namen der Geschäftspartner.

Die vollen Dokumentationspflichten gelten leider auch für Berufsgeheimnisträger, also auch für Ärzte. Beim Hausbesuch sind also nicht nur die Kilometer, sondern auch der Patient namentlich mit Anschrift entsprechend einzutragen. Lediglich beim Zweck der Fahrt genügt der Eintrag „Patientenbesuch“ als Vereinfachung.

Schutz der Patientendaten

Tipp: Ärzte fahren oft regelmäßig dieselben Patienten für Hausbesuche an. Falls diese zum Beispiel mit Namen und Adresse in einem seperaten Verzeichnis unter einer Nummer geführt werden, kann diese Nummer als Eintrag ausreichen. Wichtig für die Steuer ist, dass die Fahrten anhand des Eintrags nachvollziehbar und identifizierbar sind.

„Möglichst sollten auch die Abfahrts- und Rückkehrzeiten dokumentiert sein, um die pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen richtig abzurechnen“, so Weltz. Bitte beachten: „Tankstopps sollten ebenfalls nachvollziehbar eingetragen sein.“ Auch den Eintrag der genauen Reiseroute nicht vergessen, falls man mal Umwege fahren muss.

Privatfahrt bedeutet Privatsphäre

Übrigens: Bei Privatfahrten können Sie sich die detailierten Angaben sparen. Hier reichen die gefahrenen Kilometer sowie Angabe des Datums der Fahrt aus. Bei Fahrten von Daheim zur Praxis oder ins Krankenhaus genügt ebenfalls ein einfacher Vermerk.

Elektronische Fahrtenbücher versus Papierform

Dem Finanzamt ist es egal, ob das Fahrtenbuch elektronisch oder in Papierform geführt wird. Die elektronischen Varianten erleichtern die Arbeit. Allerdings gelten auch für ein elektronisches KfZ-Fahrtenbuch bestimmte Voraussetzungen. So dürfen die Dateien nicht exportiert, verändert und wieder importiert werden, ohne dass dies dokumentiert wird. Elektronische Fahrtenbücher müssen ansonsten die gleichen Angaben enthalten wie jene in Papierform.

Wichtig: Ein elektronisches Fahrtenbuch erfasst automatisch jede Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel. Der Fahrer ist angehalten, bei geschäftlichen Fahrten den Reisezweck innerhalb von sieben Kalendertagen im Webportal einzutragen.

Welche Fahrtenbücher das Finanzamt akzeptiert

Das Finanzamt stellt aber keine Testate oder Zertifizierung aus. Unternehmer haben also beim elektronischen Fahrtenbuch grundsätzlich keine Garantie, dass die Fiskaldiener am Ende ihre Aufzeichnungen anerkennen. Das elektronische Fahrtenbuch der Firma Vimcar wird zum Beispiel vom Steuerberaterverband sowie von der Datev, der Genossenschaft der Steuerberater, empfohlen. Die renommierte Beratungsgesellschaft KPMG hat das Produkt bereits vor mehreren Jahren geprüft und die Konformität mit den Vorgaben des Finanzamts bestätigt.

Mögliche Fehlerpotenziale

Wegen kleiner Mängel darf der Finanzbeamte ein Fahrtenbuch aber noch nicht verwerfen. Erstes Kriterium ist, dass die Vollständigkeit und die Richtigkeit gewährleistet sind. Falls die Angaben insgesamt nicht nachvollziehbar sind oder falls sich gravierende Differenzen ergeben, wird es kritisch. Vorsicht ist zum Beispiel hier geboten:

Reifenabnutzung: Der Firmenchef sollte beim elektronischen Fahrtenbuch die gefahrenen Strecken mit dem tatsächlichen Kilometerstand vergleichen, in der Regel halbjährlich. Hintergrund ist, dass Abweichungen zwischen dem Kilometerstand laut Tacho und GPS-basierten Programmen entstehen, weil durch unterschiedliche Profilstärken der Reifen die Zahl der Umdrehungen bei gleichem Weg unterschiedlich ist bzw. bei gleicher Strecke unterschiedliche Umdrehungen gemacht werden. Die Differenz sollte als Plus- oder Minuskilometerbetrag dokumentiert werden.

Nachkomma-Stellen: Die gefahrenen Kilometer sollten mit Nachkomma-Stellen notiert werden. Jeder Eintrag sollte auf die letzten Meter stimmig sein. „Da zeigen sich einige Finanzbeamten schon sehr streng“, warnt Weltz. Hintergrund: „Kilometerangaben dürfen allenfalls nur nach dem Komma gerundet werden“, erklärt der Experte.
Vorsicht: Das Finanzamt gleich auch die Werkstattrechnungen und TÜV-Berichte mit den Angaben im Fahrtenbuch ab. Hier sollten sich keine Differenzen ergeben.

Getrennt abrechnen

„Sollten mehrere Fahrzeuge zur Verfügung stehen, empfiehlt es sich, die Kfz-Kosten getrennt voneinander aufzuzeichnen“, rät Weltz. Wichtig ist, dass später eine eindeutige Zuordnung möglich ist. „Selbst bei Anwendung der pauschalen Listenpreismethode kann dies von Vorteil sein, da die zu versteuernde Nutzungspauschale die Höhe der tatsächlichen Kosten nicht überschreiten darf“, so Weltz. Im Fachjargon spricht man von der sogenannten Kostendeckelung.