Die besten Tipps für die Arztpraxis: So können Sie Ihre Steuer optimieren

Auch wenn die Materie auf den ersten Blick etwas trocken erscheint, ist es besonders für Unternehmer lohnenswert, sich immer wieder über steuerliche Sparmöglichkeiten zu informieren. In diesem Beitrag gehen wir schwerpunktmäßig auf steuerliche Vergünstigungen bei Geld- und Sachleistungen von niedergelassenen Ärzten an ihre Arbeitnehmer ein. Richtig angewendet, können viele dieser Leistungen steuerfrei erbracht werden.

In manchen anderen Fällen werden sie nur pauschal besteuert. Solche steuerlichen Vergünstigungen sind ein attraktives Instrument zur Mitarbeiterbindung, vor allem, wenn man nicht jedes Jahr Gehaltserhöhungen bewilligen möchte. Zu unterscheiden sind hier laufende – in der Regel monatliche – oder einmalige Leistungen an Arbeitnehmer.

Einmalige Leistungen an Arbeitnehmer

Praxisinhaber können ihren Mitarbeitern zum Beispiel Fortbildungskosten erstatten, wenn die Fortbildungsmaßnahme im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt. Es ist dabei ohne Belang, wo die Maßnahme durchgeführt wird. Sie kann sowohl in der ärztlichen Praxis als auch außerbetrieblich erfolgen.

Liegt eine solche Fortbildungsmaßnahme vor, führt die Übernahme oder der Ersatz von Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber nicht zum Arbeitslohn bei dem Arbeitnehmer (R 19.7 Abs. 1 Satz 1 LStR). Vorsicht ist allerdings angesagt, wenn der Arbeitnehmer Rechnungsempfänger des Fortbildungsveranstalters ist: Hier ist die steuerfreie Kostenübernahme oder Kostenerstattung nur möglich, wenn der Arbeitgeber die Übernahme oder den Ersatz von Fortbildungskosten vor Vertragsabschluss schriftlich zugesagt hat.

Sachgeschenke des Arbeitgebers

Auch Sachgeschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer sind steuerfrei, wenn sie auf einem persönlichen Anlass basieren und 60 Euro pro Jahr nicht überschreiten. Das kann zum Beispiel ein Blumenstrauß zum Geburtstag, Mitarbeiterjubiläum, zur Hochzeit oder Geburt eines Kindes sein. Steuerlich gesehen fällt dies unter den Sammelbegriff „Aufmerksamkeiten“. Geldgeschenke an Arbeitnehmer sind hingegen steuerpflichtig (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR).

Zuwendungen des Praxisinhabers an seine Mitarbeiter für Notfälle, wie Unfall, Krankheit oder Todesfall, sind steuerfrei, wenn die Zuwendung durch besondere Unterstützungskassen erfolgt, die aus eigenen Mitteln des Arbeitgebers geschaffen wurden und die Zuwendung 600 Euro pro Kalenderjahr nicht übersteigt.

Beschäftigt ein Arzt weniger als fünf Angestellte, muss für diese Zuwendungen keine Unterstützungskasse gebildet werden (§ 3 Nr. 11 EStG, R 3.11 Abs. 2 LStR). Leistungen an Arbeitnehmer aufgrund besonderer Notfälle können unter bestimmten Voraussetzungen auch dann steuerfrei sein, wenn sie 600 Euro im Kalenderjahr übersteigen (R 3.11 Abs. 2 Satz 5 LStR).

Zusätzliche Leistungen zum Arbeitslohn

Praxisinhaber können mit zusätzlichen Leistungen zum Arbeitslohn Steuern sparen und gleichzeitig ihre Stellung als geschätzter Arbeitgeber ausbauen. So sind zum Beispiel Leistungen für die Gesundheitsförderung der Mitarbeiter steuerfrei, wenn sie bestimmten Standards genügen und soweit sie 500 Euro pro Kalenderjahr nicht übersteigen (§ 3 Nr. 34 EStG).  Ab 2020 erhöht sich dieser Freibetrag auf 600 Euro.

Auch Betriebsveranstaltungen sorgen für gute Stimmung im Team und gehören nicht zum Arbeitslohn, wenn sie gesellschaftlichen Charakter haben und alle Mitarbeiter daran teilnehmen können. Grundsätzlich dürfen Praxisinhaber nicht mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr ausrichten und ihre Aufwendungen dürfen pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 Euro nicht übersteigen. Übersteigen die Zuwendungen 110 Euro pro Arbeitnehmer, kann der überschießende Betrag lohnsteuerlich pauschal mit 25 Prozent besteuert werden (R 19.5 LStR, H 19.5 LStH).

Erholungsbeihilfen des Praxischefs an seine Mitarbeiter können lohnsteuerlich pauschal mit 25 Prozent besteuert werden, soweit die Erholungsbeihilfen für den Arbeitnehmer pro Kalenderjahr 156 Euro, für den Ehegatten 104 Euro und für jedes Kind des Arbeitnehmers 52 Euro nicht übersteigen und wenn der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen bestimmungsgemäß verwendet werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG). Als Erholungsbeihilfe gilt zum Beispiel ein Zuschuss für den Familienurlaub.

Laufende Leistungen an Arbeitnehmer

Verwendet die MFA zum Beispiel ihren privaten Pkw für Dienstfahrten, können Praxisinhaber jeden von ihr gefahrenen Kilometer mit 0,30 Euro steuerfrei vergüten (R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR, H 9.5 LStH).

Kosten für Fahrten des Mitarbeiters zwischen dessen Wohnung und der Betriebsstätte können Ärztinnen und Ärzte im Rahmen der Entfernungspauschale steuerfrei mit 0,30 Euro pro Entfernungskilometer erstatten. Die an Arbeitnehmer geleisteten Zuschüsse für diese Fahrtkosten muss der Arbeitgeber lohnsteuerlich pauschal mit 15 Prozent versteuern. Die pauschale Lohnsteuer trägt nur der Arbeitgeber (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Der Praxisinhaber kann seinen Angestellten auch betriebliche Telefone, Smartphones, Personalcomputer und Tablets zur privaten Nutzung steuerfrei überlassen (§ 3 Nr. 45 EStG).

Beliebt bei vielen Mitarbeitern sind auch Sachbezüge wie Benzin- oder Warengutscheine vom Arbeitgeber. Sie sind steuerfrei, wenn sie 44 Euro pro Monat nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Steuerfrei sind aber auch Beiträge des Arbeitgebers zur kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung des Arbeitnehmers, soweit diese Beiträge im Veranlagungszeitraum 2020 pro Kalenderjahr 6.624 Euro (in Altbundesländern) bzw. 6.192 Euro (in neuen Bundesländern) nicht übersteigen (§ 3 Nr. 63 EStG).

Vor allem bei den Müttern und Vätern unter den Angestellten wirkt sich die Übernahme von Kinderbetreuungskosten für nicht schulpflichtige Kinder positiv aus. Auch diese Leistungen sind für Praxischefs steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Werden diese Leistungen durch Gehaltsumwandlung erbracht oder auf den geschuldeten Arbeitslohn angerechnet, kann allerdings keine steuerfreie Erstattung oder Übernahme dieser Leistungen erfolgen (§ 3 Nr. 33 EStG, R 3.33 LStR).

Auch bei personellen Neuzugängen können Ärztinnen und Ärzte von Steuervorteilen profitieren und gleichzeitig Gutes für die Mitarbeitermotivation tun. Denn der neue Arbeitgeber kann bei einem Arbeitsplatzwechsel die Umzugskosten im Rahmen bestimmter Pauschalen in entsprechender Anwendung des Bundesumzugskostengesetzes ersetzen (R 9.9 LStR, H 9.9 LStH)

Praxistipp: Steuern sparen und zugleich Gutes tun

• Blumenstrauß zum Geburtstag
  Sie können ihren Mitarbeitern zu einem persönlichen Anlass steuerfreie Sachgeschenke machen, wenn sie dabei 60 Euro im Jahr nicht überschreiten.
• Finanzielle Zuwendung bei einem Notfall
  Schlimm genug, wenn Mitarbeiter einen Unfall oder eine schwere Krankheit erleiden. Eine entlastende finanzielle Unterstützung können Praxisinhaber steuerfrei gewähren, wenn sie 600 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigt.
• Fitnesskurse für die Mitarbeiter
  Die Gesundheit ihrer Mitarbeiter können sie mit bis zu 500 Euro im Jahr fördern.
• Smartphone für die MFA
  Über ein Smartphone oder Tablet vom Chef freuen sich sicher alle Mitarbeiter. Sie können ihrem Team mobile Endgeräte zur privaten Nutzung überlassen – steuerfrei.
• Finanzspritze für den Urlaub
  Taschengeld für den Urlaub kann jeder gut gebrauchen. Umso schöner, wenn es vom Chef kommt. Erholungsbeihilfen werden pauschal mit 25 Prozent besteuert.

Autor: Dr. jur. Alex Janzen, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Bank und Kapitalmarktrecht