Steuerliche Anforderungen an Kontoauszüge

Insbesondere beim Onlinebanking kommt es inzwischen immer häufiger zu erheblichen Problemen mit dem Finanzamt. Das verunsichert, denn die Vorteile des Onlinebanking liegen auf der Hand: Der Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten lassen sich dank drastisch reduziertem Belegaufkommen deutlich reduzieren. Und meist lassen sich auch noch weitgehend mühelos alle Bankdaten direkt in die ebenfalls elektronische Finanzbuchhaltung übertragen. Elektronische Kontoauszüge stehen leicht zur Verfügung.

Begeisterung für den digitalen Zahlungsverkehr

Das ist arg verlockend und entsprechend häufig deshalb auch ein gravierender Fehler, den viele Praxen machen: In ihrer Begeisterung für den digitalen Zahlungsverkehr und dessen Speichermöglichkeiten verzichten sie weitgehend auf den herkömmlichen Kontoauszug in Papierform und setzen ausschließlich auf die elektronisch übermittelten Kontoauszüge. Doch genau damit ist der Ärger mit den Finanzbehörden bereits programmiert.

Denn wer lediglich auf elektronisch übermittelte Kontoauszüge setzt – wie sie beim Onlinebanking üblich sind –, verletzt schnell die steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Finanzbehörden anerkennen nämlich keine elektronisch ausgedruckten Kontoauszüge, diese dürfen somit auch nicht als ausgedruckte Papierbelege in die Buchführung übernommen werden. Das Finanzamt anerkennt digitale Belege einzig als Originale in elektronischer Form. Und Kontoauszüge müssen zudem über einen Zeitraum von zehn Jahren jederzeit für Prüfungszwecke verfügbar sein.

Kontoauszüge müssen unverzüglich lesbar sein

Die Prüfer gehen sogar noch einen Schritt weiter: Kontoauszüge müssen ihnen auf Aufforderung unverzüglich lesbar und maschinell vorgehalten werden können. Lediglich eine Abspeicherung der Kontoauszüge allein im pdf-Format reicht also keinesfalls aus. Die Abspeicherung von Kontoauszügen im pdf- Format ist auch deswegen nicht zulässig, da sich diese Dokumente nicht nur leicht, sondern – und das ist entscheidend – nicht nachvollziehbar verändern lassen. Möglich und zulässig ist ein Abspeichern und Archivieren im pdf-Format nur dann, wenn dies unter einer qualifizierten Signatur geschieht. Das heißt: wenn die elektronische Archivierung mit einer entsprechenden Software erfolgt. Doch kaum eine Praxis wäre hierzu in der Lage.

Da die Geldinstitute selbst nicht für die steuerliche Anerkennung von Kontoauszügen verantwortlich gemacht werden können, müssen die Steuerpflichtigen von sich aus aktiv werden. Ist also nicht gewährleistet, dass innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist ein jederzeitiger Datenzugriff möglich ist, sollten sich Praxen für monatliche Sammelkontoauszüge in Papierform entscheiden, die dann anschließend entsprechend archiviert werden müssen. Nur so lassen sich zeitraubende Auseinandersetzungen mit dem Fiskus ersparen.