5 Sätze, die Ärzte niemals zu einem Betriebsprüfer sagen sollten

Die Betriebsprüfung ist ein intensiver Eingriff in die Rechtssphäre des Steuerpflichtigen. Aufgrund einer Prüfungsanordnung sitzt ein Finanzbeamter tagelang in der Praxis, stellt Fragen, verlangt Unterlagen, prüft elektronische Daten. In dieser Zeit müssen Praxisinhaber und ihre Mitarbeiter durchgehend auf der Hut sein. Denn auch wenn der Betriebsprüfer freundlich und locker wirkt: Sein Ziel ist es, steuerliches Fehlverhalten aufzudecken. Unbedachte Aussagen oder kleine Scherze können hier weitreichende Folgen haben.

So sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter die folgenden Sätze besser niemals zu einem Betriebsprüfer sagen:

Schauen Sie sich gerne alles an!

Betriebsprüfer haben zwar das Recht, Einsicht in Unterlagen zu verlangen, müssen aber konkret benennen, welche Dokumente sie benötigen. Genau die sollte man dann aushändigen – und keine anderen. Sätze wie „Bitte sehr, in diesem Schrank sind alle Ordner, bedienen Sie sich“ oder „Sie können sich gerne alles anschauen“ sollte man auf keinen Fall sagen, denn sie sind eine willkommene Einladung für den Prüfer. Solch ein Freifahrtschein ermöglicht Zufallsfunde, die man hätte vermeiden können. Geben Sie nur Unterlagen raus, die verlangt werden. Im Idealfall sollte ihr Steuerberater die Betriebsprüfung begleiten.

Setzen Sie sich doch an den Tisch im Pausenraum

Wenn möglich, sollte die Steuerprüfung im Büro Ihres Steuerberaters stattfinden. Besteht der Betriebsprüfer auf vor Ort in der Praxis, dann machen Sie am besten ein eigenes Zimmer für ihn frei. Auf keinen Fall sollte er in einem Raum sitzen, in dem sich auch die Mitarbeiter aufhalten. Denn hier wird er vielleicht Dinge hören, die ihn nichts angehen. Und der Prüfer darf alle Informationen verwerten, die er hört! Deshalb sollten Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt anweisen, dem Prüfer keine Auskünfte zu erteilen. Alle Anfragen des Prüfers sind an die festgelegten Auskunftspersonen weiterzuverweisen – also Chef oder Buchhalter.

Darf ich Sie zum Mittagessen einladen?

Wer für eine angenehme Atmosphäre im Prüfungszimmer sorgen möchte, kann Kaffee, Erfrischungsgetränke und ein paar Kekse hinstellen. Weiter sollte man aber nicht gehen. Es gibt überkorrekte Prüfer, die z.B. eine Einladung zum Mittagessen schon als Bestechungs- bzw. Beeinflussungsversuch sehen. Fragen Sie den Prüfer auch nicht aus falsch verstandener Höflichkeit nach dem Stand seiner Arbeit oder ob er schon etwas gefunden hat. Wenn der Prüfer etwas von Ihnen will, meldet er sich schon.

Auf meinem Dachboden liegt noch Schwarzgeld!

Scherze, die mit steuerrechtlichen Vergehen „spielen“, sollten Sie unbedingt vermeiden. Selbst, wenn der Prüfer eine echte Humor-Rakete sein sollte, wird er das nicht lustig finden. Schlimmstenfalls nimmt er sie beim Wort und stellt alles auf den Kopf. Bleiben Sie also höflich, distanziert und korrekt. Treten Sie bei Betriebsprüfungen niemals feindselig, überschwänglich oder pseudo-freundschaftlich auf.

In der Regel startet die Betriebsprüfung mit Small Talk und formlosen Gesprächen. Falls sich die Lage des Unternehmens seit der letzten Prüfung verschlechtert hat, sollte das einschließlich der Gründe dafür plausibel erklärt werden. Bloß nicht um Mitleid betteln. Andererseits aber lassen sich gerade erfahrenere Prüfer besänftigen, wenn sie sehen, dass es der geprüften Praxis nicht besonders gut geht. Haben sich die Geschäfte hingegen sehr positiv entwickelt, dann weisen Sie auf den Nutzen für das Gemeinwesen hin, etwa hohe Steuerzahlungen, Investitionen und die Schaffung neuer Arbeitsplätze.

Ich verzichte auf die Schlussbesprechung

Im Anschluss an eine Betriebsprüfung haben Sie Anspruch auf eine abschließende Schlussbesprechung. In der Regel kommen hier noch einmal alle Feststellungen zur Sprache. Die Schlussbesprechung ist stets empfehlenswert, weil es sich hier um eine der letzten Möglichkeiten handelt, den Prüfer von Ihrer Sichtweise zu überzeugen und die Aufnahme bestimmter Feststellungen in den Prüfungsbericht zu verhindern. Hier gibt es Verhandlungsspielraum – und diese Chance sollten Sie nutzen. An der Schlussbesprechung sollte unbedingt der Steuerberater teilnehmen. Denn er kann auf Überraschungsfeststellungen des Prüfers entsprechend reagieren oder Schlimmeres durch geschicktes Taktieren verhindern.